Beş UX ajansıyla görüştünüz. Beşinin de sunumu güzel, portfolyoları etkileyici, hepsi "kullanıcı odaklı" çalıştığını söylüyor. Bir yandan da satın alma ekibi en düşük teklifi seçmeyi öneriyor. Hangisiyle çalışacağınıza nasıl karar vereceksiniz?

UX ajansı seçmek, kurumsal şirketlerde tek kişinin vereceği bir karar değil. Kısa listeyi genelde projenin sahibi olan iş birimi çıkarır; teklif çağrısını (RFP, Request for Proposal) satın alma yayınlar ve teklifleri karşılaştırır. Bu rehber ikisine birden yazıldı: Kısa listeye kimi almanız gerektiğini, RFP'de hangi soruları soracağınızı, teklifleri nasıl puanlayacağınızı ve hangi işaretlerin sizi uyarması gerektiğini anlatıyor.

Kısa cevap şu: Doğru ekibi portfolyo değil, süreç ve soru kalitesi belli eder. Puanlamayı satın almayla birlikte, önceden anlaşılmış bir tabloyla yapın; fiyatı da o tablodaki ölçütlerden yalnızca biri olarak görün.

UX ajansı, UI/UX ajansı, stüdyo: aradaki fark ne ve size hangisi lazım?

Aradığınız şey "UX ajansı" ya da "UI/UX ajansı" olabilir. Seçerken asıl bakmanız gereken, ekibin adı değil çalışma modelidir. Piyasada üç model öne çıkar ve her biri farklı bir ihtiyaca uyar.

Pazarlama ajansı. Marka, kampanya ve iletişim işlerinde güçlüdür. İhtiyacınız bir lansman sitesi ya da kampanya sayfasıysa doğru adres olabilir. Karmaşık bir ürün, çok adımlı akışlar ya da kullanıcı araştırması gerekiyorsa bu yetkinliğin ekipte olup olmadığını ayrıca sorun.

Yazılım evi. Geliştirme kapasitesi yüksektir, entegrasyon ve altyapı işlerinde deneyimlidir. Tasarım çoğu zaman geliştirmenin bir ön adımı olarak ele alınır. Ne yapılacağı netse ve asıl ihtiyaç hızlı geliştirmeyse iyi bir seçimdir.

UX/UI stüdyosu. Kullanıcı araştırması ve ürün tasarımı işin merkezindedir. Bazı stüdyolar yalnızca tasarım yapar ve işi sizin ya da başka bir firmanın yazılım ekibine devreder. Bazıları ise geliştirmeyi de kendi içinde yapar.

Hangisinin size uyduğunu, çözmek istediğiniz sorun belirler. Sorun "ne yapmalıyız?" sorusundaysa araştırma ve tasarım ağırlıklı bir ekip, "bunu nasıl inşa ederiz?" sorusundaysa geliştirme ağırlıklı bir ekip öne çıkar. İki soru birlikte açıksa, tasarım ile geliştirme arasındaki devir teslimin kimde olduğuna özellikle bakın.

Biz bu seçeneklerden sonuncusundayız: Yapay zekayla çalışan, tasarımı ve geliştirmeyi tek ekipte yapan stüdyo. Bunun ne anlama geldiğini yapay zeka destekli tasarım stüdyosu nedir yazımızda anlattık.

Kısa listeye hangi UX ajansını almalısınız?

Kısa listeyi oluştururken altı ölçüte bakmanızı öneriyoruz. Hiçbiri tek başına yeterli değil; birlikte, ekibin sizin projenizde nasıl çalışacağına dair gerçekçi bir resim verirler.

1. Araştırma pratiği. Ekip kullanıcı araştırmasını gerçekten yapıyor mu, yoksa sunumda mı anlatıyor? Hangi yöntemleri ne zaman kullandıklarını sorun: kullanıcı görüşmeleri, uzaktan ya da laboratuvarda kullanılabilirlik testi, saha gözlemi. İyi bir ekip, yöntemi projenin sorusuna göre seçer ve bunu açıklayabilir. Yöntemlerin farkını kullanılabilirlik testi yöntemleri yazımızda anlattık.

2. Şirket içi mühendislik. Tasarımı koda kim taşıyor? Tasarımcıları geliştiricilerle aynı ekipte çalışan bir ajans, uygulanabilir tasarımlar üretir ve tasarım sistemi gerçek ürüne dönüşür. Kendi yazılım ekibiniz olsa bile, tasarım ekibinin geliştiricilerle doğrudan konuşabilmesi büyük fark yaratır.

3. Sinyal olarak ödüller. Ödüller tek başına seçim nedeni değildir, ama bağımsız bir jürinin işin kalitesini değerlendirdiğini gösterir. Asıl soru şudur: Ödül alan iş, sizin projenize benzeyen bir sorunu çözmüş mü? Bir tasarım ödülünün arkasında ne olduğunu Red Dot ödülü nasıl kazanılır yazımızda anlattık.

4. Süreç şeffaflığı. İlk haftalarda ne olacak, ara teslimler neler, kararlar nasıl alınacak? İyi bir ekip bunu açıkça anlatır ve projeye göre uyarlar. "Bizim sürecimiz böyle" diye tek tip bir şema sunan ekipte, sizin onay süreçlerinize uyum zor olabilir. Ekip yapay zeka araçları kullanıyorsa, bunları sürecin hangi adımında ve nasıl kullandığını da sorun; yapay zeka ile UX/UI tasarım yazımız bu soruyu sorarken neye bakacağınızı anlatıyor.

5. Vaka çalışmalarının derinliği. Güzel ekran görüntülerinin ötesine bakın. Sorun neydi, hangi araştırma yapıldı, hangi kararlar neden alındı, sonuç nasıl ölçüldü? Gizlilik nedeniyle müşteri adı verilemese bile süreç anlatılabilir. Süreci anlatamayan bir vaka, size yalnızca son hâli gösteriyordur.

6. Kurumsal deneyim. Ekip daha önce çok paydaşlı onay süreçlerinde, entegrasyon gerektiren projelerde ve kişisel veri işleyen ürünlerde çalışmış mı? Kurumsal bir projede tasarım kadar, IT, hukuk ve satın almayla çalışabilmek de önemlidir.

Satın alma ile iş birimi neden aynı tabloya bakmalı?

Çünkü ikisi aynı kararı farklı açılardan değerlendiriyor ve bu açılar birbirinden habersiz kalırsa süreç uzar. İş birimi kaliteye ve uyuma bakar; satın alma maliyete, riske ve sözleşme koşullarına. İkisi de haklıdır. Sorun, bu iki bakışın sürecin sonunda karşılaşmasıdır.

Kurumsal şirketlerde UX ajansı seçerken aşağıdaki adımlar neredeyse her zaman devreye girer. Önemli olan, ne zaman gireceklerini baştan bilmek:

  • Tedarikçi kaydı. Seçilen ekibin şirketinizin tedarikçi sistemine kaydedilmesi gerekir. Bu adım haftalar sürebilir. Kısa listedeki ekiplerden gerekli belgeleri erken isteyin; seçimden sonra başlarsanız proje başlangıcı gecikir.
  • Çerçeve sözleşme ve ödeme vadesi. Şirketinizin standart sözleşme koşulları ve ödeme vadeleri, ekiplerin teklifini etkiler. Bunları RFP'de baştan yazın ki teklifler aynı koşullara göre hazırlansın.
  • Gizlilik sözleşmesi (NDA). Ekiplere iç veri, kullanıcı bilgisi ya da henüz duyurulmamış planlar gösterecekseniz NDA'yı RFP aşamasında imzalayın. Genel bir brief NDA olmadan paylaşılabilir; ayrıntılar imzadan sonra gelir.
  • KVKK ve veri işleme maddeleri. Ekip kullanıcı araştırması yapacak ya da kişisel veriye erişecekse, veri işleme koşulları sözleşmede yer almalı. Hukuk biriminizi bu konuya erken dahil edin.
  • Güvenlik soru formu. IT ekibiniz tedarikçilerden bir güvenlik değerlendirme formu doldurmalarını isteyebilir. Bu formu RFP ekine koymak, son aşamada çıkan sürprizleri önler.

Bu adımlar geç girerse ne olur? Seçim yapılır, iş birimi projeye başlamaya hazırdır, ama sözleşme hukuktan, tedarikçi kaydı satın almadan, güvenlik onayı IT'den geçmeyi bekler. Bu bekleme, projenin takvimine yazılmamış bir gecikmedir. Bu yüzden önerimiz basit: Puanlama tablosunu ve süreç adımlarını RFP'yi yayınlamadan önce satın almayla birlikte belirleyin.

RFP'de UX ajansına hangi soruları sormalısınız?

İyi bir RFP, ekiplerin projenizi nasıl düşündüğünü görmenizi sağlar. Aşağıdaki soruları kopyalayıp kendi RFP'nize ekleyebilirsiniz. Brief'iniz henüz hazır değilse önce web tasarım projelerinde brief süreci rehberimizdeki şablonla başlayın; RFP'nin içeriği o brief olacak.

RFP SORU LİSTESİ

Yaklaşım
1. Bu projede ilk iki haftada ne yapardınız?
2. Brief'imizde eksik ya da belirsiz gördüğünüz noktalar neler?
3. Bize sormak istediğiniz sorular neler?

Araştırma
4. Kullanıcı araştırmasını kim yapıyor, hangi yöntemlerle?
5. Araştırma bulgularını tasarım kararlarına nasıl dönüştürüyorsunuz?

Tasarım ve mühendislik
6. Tasarımı koda kim taşıyor? Bizim yazılım ekibimizle nasıl çalışırsınız?
7. Tasarımı ve geliştirmeyi aynı ekip mi yapıyor, yoksa iş başka bir firmaya mı devrediliyor?
8. Tasarım sistemi ve kaynak dosyalar bize nasıl teslim edilecek?
9. Yapay zekayı sürecin hangi adımında kullanıyorsunuz ve çıktıyı kim kontrol ediyor?

Ekip ve süreç
10. Projede kimler çalışacak, rolleri ve deneyimleri neler?
11. Kararlar nasıl alınıyor, ara teslimler neler?

Veri ve güvenlik
12. Kişisel veriyle nasıl çalışıyorsunuz? KVKK açısından hangi önlemleri alıyorsunuz?

Ticari
13. Teklifinizin kapsamı, kapsam dışı kalanlar ve ödeme planı nedir?

Fiyat sorusunun listede tek bir soru olarak durması bilinçlidir. Fiyat önemlidir, ama bu listenin geri kalanı, o fiyatın neyi kapsadığını anlamanızı sağlar.

Kısa listenize bizi de ekleyin: brief'inizi hello@things.ist'e gönderin; 48 saat içinde dönüyoruz.

Teklifleri nasıl puanlarsınız?

Teklifleri puanlamanın en adil yolu, ölçütleri ve ağırlıklarını teklifler gelmeden önce belirlemektir. Böylece puanlama tartışması tekliflerden bağımsız yapılır ve satın alma ile iş birimi aynı tabloya bakar.

Aşağıdaki tablo bir örnektir. Ağırlıkları kendi projenize ve kurumunuzun önceliklerine göre değiştirin; her teklife her ölçüt için 1 (zayıf) ile 5 (güçlü) arasında puan verin.

ÖlçütÖrnek ağırlıkTeklif A (1–5)Teklif B (1–5)Teklif C (1–5)
Sorunu anlama ve yaklaşım%20
Araştırma pratiği%15
Ekip ve deneyim%15
Tasarım ve mühendislik bütünlüğü%15
Kurumsal deneyim (onay, entegrasyon, KVKK)%10
Süreç şeffaflığı ve iletişim%10
Fiyat ve ödeme koşulları%15
Toplam%100

Her teklifin puanını ağırlıkla çarpıp toplayın. Sonuç tek başına kararı vermez, ama tartışmayı "hangisini beğendik?" sorusundan "hangisi ölçütlerimizi en iyi karşılıyor?" sorusuna taşır. Teklifleri okurken neye dikkat etmeniz gerektiğini kurumsal web sitesi ve mobil uygulama fiyatları yazımızda ayrıntılı anlattık.

Bir UX ajansı seçerken uyarı işaretleri nelerdir?

Bazı işaretler, bir ekibin projenizde zorlanacağını erkenden gösterir:

  • Soru sormadan fiyat veriyor. Brief'i aldıktan kısa süre sonra, hiçbir şey sormadan gelen bir teklif, büyük ihtimalle sizin sorununuzu değil, standart bir paketi fiyatlıyordur.
  • Araştırmayı "opsiyonel" satıyor. Araştırma bir eklenti gibi sunuluyorsa, tasarım kararlarının neye dayanacağını sorun.
  • Ekibi göstermiyor. Sunumu yapan kişilerin projede çalışıp çalışmayacağı belirsizse, kiminle çalışacağınızı da bilmiyorsunuz demektir.
  • NDA'dan ya da güvenlik formundan kaçınıyor. Kurumsal gereklilikleri yük olarak gören bir ekip, proje boyunca da bu gerekliliklerle zorlanır.
  • Her şeye "evet" diyor. İyi bir ekip bazen "bunu önermiyoruz" der ve nedenini açıklar. Hiç itiraz etmeyen bir ekip, size sorunlarınızı da söylemeyebilir.
  • Vakalarını anlatamıyor. Yalnızca son ekranları gösterip süreci anlatamayan bir ekip, sizin projenizde de süreci görünür kılmakta zorlanabilir.

Deneme sprinti ya da ücretli keşif: riski küçültmenin yolu

Büyük bir sözleşmeye girmeden önce, seçtiğiniz ekiple küçük ve sınırlı bir işle başlamak riski önemli ölçüde azaltır. Bu, mevcut ürününüzün bir kullanılabilirlik testi, bir uzman değerlendirmesi ya da tek bir akış için kısa bir keşif çalışması olabilir.

Böyle bir çalışmanın iki faydası vardır. Birincisi, gerçek bir çıktı alırsınız: Proje devam etmese bile elinizde işe yarar bulgular kalır. İkincisi, ekibin nasıl çalıştığını görürsünüz: soruları, iletişimi, teslim kalitesi. Birkaç haftalık gerçek bir çalışma, en iyi sunumdan daha fazlasını gösterir.

Satın alma açısından da kolaydır: Küçük bir iş daha kısa bir onay sürecinden geçer ve büyük sözleşmenin koşullarını konuşmak için zaman kazandırır.

Sık sorulan sorular

UX ajansı seçimi ne kadar sürer? Kısa liste, RFP, sunumlar ve puanlama genellikle birkaç hafta sürer. Kurumsal şirketlerde asıl süreyi çoğu zaman tedarikçi kaydı, sözleşme ve güvenlik onayı belirler. Bu adımları seçimle paralel yürütmek toplam süreyi kısaltır.

Kaç ajanstan teklif almalıyız? Genellikle üç ile beş arası yeterlidir. Daha fazlası karşılaştırmayı zorlaştırır ve hem sizin hem de ekiplerin zamanını uzatır.

Ücretsiz tasarım sunumu istemeli miyiz? Önermiyoruz. İyi ekipler genellikle ücretsiz tasarım yapmaz, çünkü araştırma yapmadan üretilen bir tasarım sizin sorununuzu değil, sunumu kazanmayı hedefler. Bunun yerine küçük, ücretli bir keşif çalışması isteyin.

Fiyat ne kadar? Projeler 10–15 bin dolardan başlar. Gerisini kapsam belirler; fiyatı etkileyen kalemleri kurumsal web sitesi ve mobil uygulama fiyatları yazımızda anlattık.

UX ajansını ve yazılım ekibini ayrı mı seçmeliyiz? Seçebilirsiniz, ama tasarım ile yazılım arasındaki devir teslim en çok bilginin kaybolduğu yerdir. Ayrı seçecekseniz iki ekibin projenin başından itibaren birlikte çalışmasını şart koşun. Tasarım ve yazılımı aynı ekipte yürüten bir yapı bu riski baştan azaltır.

Kısa listenize bizi de ekleyin

Things, yapay zekayla çalışan, tasarımı ve geliştirmeyi tek ekipte yapan stüdyo. Araştırmadan tasarıma, tasarımdan çalışan ürüne kadar aynı ekip ilerler; bu yüzden devir teslimde bilgi kaybolmaz. Kısa listenizde başka ekipler de olacaktır. Bu yazıdaki soruları bize de sorun ve cevaplarımızı diğerleriyle aynı tabloda puanlayın.

Kısa listenize bizi de ekleyin: brief'inizi hello@things.ist'e gönderin; 48 saat içinde dönüyoruz. Brief'iniz henüz hazır değilse şablonumuzla başlayabilir ya da iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.

Design. Engineering. Mastery.